Pas un autre briseur de glace ! Mais un Team Building avec un objectif

« Nous ne travaillons tout simplement pas en équipe ! » Janet, gestionnaire de groupe pour une grande compagnie d’assurance, se plaignait à Larry, son consultant en ressources humaines. « Chacun semble faire son propre truc, ne partage pas l’information, n’essaie pas de s’entraider et ne semble pas se soucier des problèmes des autres. Ce dont nous avons besoin, c’est d’un hors-site de consolidation d’équipe ! » Janet et Larry ont décidé d’organiser un stage de deux jours pour l’équipe dans un centre de villégiature situé à environ deux heures du lieu de travail. Comme Janet voulait se concentrer immédiatement sur le problème, Larry a mis les bouchées doubles pour organiser l’événement qui devait avoir lieu plus tard dans le mois. Larry a préparé un programme rempli d’exercices de renforcement de la confiance, d’activités brise-glace et de séances de remue-méninges sur la façon dont l’équipe pourrait mieux travailler ensemble.

Le premier jour de l’événement, seule la moitié de l’équipe de Janet s’est présentée, l’autre moitié travaillant sur un projet important qui devait être terminé plus tard dans la semaine. Les autres membres de l’équipe ont participé poliment aux exercices de consolidation d’équipe, mais ne semblaient pas très intéressés par les activités car ils se sentaient trop « mous ». Comme Janet voulait axer l’événement sur le renforcement de l’esprit d’équipe, il n’y avait pas d’objectif professionnel clairement défini pour cet événement. Les sessions de brainstorming étaient bonnes, mais aucune action tangible n’a été notée pour que l’équipe puisse en assurer le suivi. En bref, l’équipe a accueilli le stage avec un bruit sourd et a essuyé un échec cuisant.

Pour certains, il s’agit peut-être d’une exagération grossière, mais pour d’autres, cela ressemble beaucoup à un site externe auquel ils ont participé ou qu’ils étaient chargés de planifier. Les offsites sont un moyen très efficace pour amener l’équipe à se concentrer sur la résolution d’un problème commercial, la définition d’une stratégie ou la création d’une façon révolutionnaire de faire les choses. Cependant, l’un des principaux effets secondaires des sites offsites est le renforcement de l’esprit d’équipe qui se produit pendant la résolution du problème. S’il est bien fait, un séminaire hors site permet non seulement de réunir de grands esprits pour aborder un problème commercial, mais aussi de constituer de meilleures équipes qui travaillent plus efficacement ensemble et accomplissent davantage de choses. S’il est mal fait, il sera considéré comme une énorme perte de temps et donnera une mauvaise image de vous en tant que dirigeant.

Comment pouvez-vous vous assurer que vos séminaires hors site réussissent à former des équipes et à faire avancer les choses ? Voici quelques conseils simples :

Définissez un objectif clair pour le séminaire – Définissez une raison commerciale claire pour organiser le séminaire. Pensez par exemple à l’élaboration d’objectifs stratégiques pour l’année fiscale à venir, à la planification des comptes pour les clients stratégiques ou à la recherche de solutions alternatives pour un problème commercial clé. Si vous faites de l’objectif de la réunion hors site un « renforcement de l’esprit d’équipe », votre équipe risque de considérer cette réunion comme une perte de temps qui n’aura aucun avantage commercial réel. Faites votre travail de consolidation d’équipe sous le couvert de la résolution d’un problème ou de la définition de l’avenir.

Équilibrez le travail et le jeu – Si vous ne faites que travailler, le chantier naval devient trop fatigant. Si vous ne faites que jouer, cela devient un gâchis. Équilibrez votre programme en combinant des sessions de travail et des activités ludiques de renforcement de l’esprit d’équipe. Veillez à ce que les événements « ludiques » que vous définissez soient des activités auxquelles tout le monde peut participer et qui vont au-delà de l’événement « attrape-moi comme je tombe à la renverse ». Mieux encore, demandez à l’équipe quels types d’activités elle aimerait faire pendant la récréation.

Prévoyez beaucoup de temps pour le réseautage – Prévoyez suffisamment de temps dans la journée et la soirée pour que l’équipe puisse prendre des collations, boire des boissons et parler de ce qui les intéresse. La constitution d’une équipe commence par l’établissement de relations, et l’établissement de relations commence par l’apprentissage de la connaissance mutuelle. Prévoyez des temps de réseautage libres et non programmés et laissez les membres de l’équipe profiter de conversations informelles entre eux.

N’organisez pas le séminaire pendant une période critique – Lorsque vous organisez votre séminaire, vous ne voulez pas que les membres de votre équipe vérifient leurs e-mails toutes les cinq minutes ou qu’ils quittent constamment leur poste pour passer des appels importants. Faites de votre mieux pour organiser une réunion hors site pendant une période « creuse » de votre entreprise. Comme pour la plupart des entreprises, il n’y aura probablement jamais de moment optimal pour organiser un événement hors site, mais faites de votre mieux pour éviter les périodes où les membres de l’équipe sont déjà en train de brûler l’huile de minuit.

Faites-en un événement de nuit – Certains des meilleurs offsites que j’ai organisés étaient ceux où l’équipe dînait ensemble, buvait quelques verres et restait debout tard pour discuter des problèmes majeurs de l’entreprise ou pour faire un brainstorming sur une stratégie radicalement nouvelle. Ces séances nocturnes étaient précieuses, car les membres de l’équipe mettaient leurs idées en commun pour résoudre un problème ou une opportunité. Plus important encore, les membres de l’équipe ont construit des relations qui ont constitué une base exceptionnelle pour des équipes solides.

N’obligez pas l’équipe à faire des heures supplémentaires pour « rattraper » le temps passé au chantier – Si vous organisez un chantier, permettez à l’équipe de décaler de quelques jours certains de ses autres engagements afin qu’elle ne ressente pas la pression de devoir terminer son travail pendant le chantier. La dernière chose que vous voulez, c’est que votre équipe pense à travailler tard à cause du temps perdu lors d’un site externe stupide. Assouplissez certains des objectifs à atteindre et laissez l’équipe se concentrer sur le stage, et non sur le travail qui n’est pas fait.

Élaborez un plan de suivi pour poursuivre le travail effectué lors du séminaire – L’une des choses les plus frustrantes que j’ai rencontrées avec les séminaires, c’est l’absence de plan de suivi pour mettre en œuvre certaines des grandes idées issues du séminaire. Élaborez un plan de suivi réalisable avec des tâches, des dates et des propriétaires et vous conserverez l’enthousiasme suscité par le séminaire et vous mettrez en œuvre certaines des grandes idées. Si vous négligez de mettre en place un plan de suivi, l’équipe considérera ce stage comme une perte de temps.

Les voyages d’étude peuvent être un moyen très efficace de faire avancer les choses tout en formant des équipes exceptionnelles. Assurez-vous de suivre ces étapes simples et vous serez mieux à même de garantir que votre prochain séminaire sera un grand succès.